A feladat delegálás csapdájába esett vezető

Legalább azt a 30%-ot elvégzi! Mondja nekem mostanában több vezető is, miközben jellemzően már kiégés közeli állapotban van. Nem veszi észre, hogy éppen emiatt annyira leterhelt és stresszes! Hiszen nem képes a feladatok delegálására, közben szorong attól hogyha el kell küldenie a kollégát, akkor még azt a 30%-ot is neki kell elvégeznie.

Mit tehetünk ilyenkor segítő szakemberként? Hogyan kísérjük ezeket a vezetőket? Mivel tudunk valóban segíteni nekik?

Miért ragadnak bele a vezetők ebbe a helyzetbe?

Ezek a vezetők jellemzően egy ördögi körbe kerültek. Bár elégedetlenek a beosztott teljesítményével, félnek változtatni. Mert a jelenlegi, minimális teljesítmény is valamennyire tehermentesíti őket.

Azt hiszik, nem engedhetik meg maguknak az alkalmazott elvesztését, mert úgy érzik nincs idejük, energiájuk új embert keresni és betanítani.

Attól tartanak, hogy egy új kolléga esetleg még ennyit sem teljesítene és akkor a jelenlegi helyzetnél még rosszabba kerülnének, mindent nekik kellene megoldaniuk.

Mindeközben hajlamosak a mikro menedzselésre, a feladatok saját kézben tartására. Valójában lehet, hogy éppen ez áll amögött, hogy a rosszul teljesítő kollégát nem tudják elengedni.

Mit tehetünk coachként vagy támogató szakemberként a feladat delegálástól való félelemmel?

Az első lépés mindig az, hogy tükröt tartunk. Együtt ránézünk a valós helyzetre és az azt kísérő érzésekre. A legtöbb vezető nincs teljesen tisztában azzal, milyen mélyen befolyásolják őt a saját félelmei, elvárásai vagy akár a kiégésből fakadó türelmetlenségük.

1. Tisztázzuk a valós helyzetet és az érzelmeket

Fontos, hogy elfogadjuk és validáljuk a vezető érzéseit. Ne akarjuk rögtön megoldani a helyzetet! Először legyünk vele abban, ahol most van.

Coachingban például ilyen kérdésekkel segíthetünk:

• „Értem, hogy ez a 30% teljesítmény is valamit levesz a válladról, de ez mennyire elegendő számodra hosszú távon?”
• „Ha elképzelsz egy ideális helyzetet, milyen lenne a megfelelő teljesítmény? Ehhez képest mit ér ez a jelenlegi 30%?”

A célunk segíteni abban, hogy reálisan értékelje a helyzetet és belássa, a jelenlegi állapot nem fenntartható és nem jelent valódi és eredményes segítséget számára a munkájában.

2. Dolgozzunk a feladat delegálás és a bizalom fejlesztésén

Sokan nem azért nem delegálnak, mert nem tudnak, hanem mert nem mernek. A delegálással kapcsolatos belső gátak gyakran a kontroll elvesztésétől való félelemből, a perfekcionizmusból és a bizalmatlanságból fakadnak.

Coaching kérdések, amik segítenek ebben:

• „Mikor érezted utoljára, hogy jól delegáltál? Mi működött akkor, mit éreztél?”
• „Mik azok az ideális körülmények, amikor rábíznál egy fontosabb feladatot valakire?”
• „Mi lenne a legrosszabb, ami megtörténhet, ha ezt a feladatot most kiadnád másnak?”
• „Mit gondolsz, hogyan tudnál kis lépésekben több bizalmat adni a feladatok terén másoknak?”

Ezekkel a kérdésekkel lépésenként tudunk kialakítani egy olyan delegálási stílust, ami nem csak hatékony, hanem komfortos is a vezető számára és nem élik meg stresszként.

3. Kiégés kezelése, önreflexió, önismeret

A kiégés nemcsak fizikai és érzelmi kimerültség. Stresszes állapotban beszűkül a döntéshozatali képesség, a kreativitás és a változó helyzethez való alkalmazkodás képessége, azaz a rugalmasság. Ezért fontos, hogy ilyenkor a munkahelyi helyzet helyett először saját magára figyeljen a vezető.

Ilyenkor a segítő szakembernek az öngondoskodást és határok kijelölését kell fókuszba helyeznie. Meg kell keresnie, mik azok a belső korlátozó hiedelmek, amik visszatartják a vezetőt és rá kell vezetnie a kontroll visszavételére.

Coaching kérdések lehetnek:

• „Mit jelez a tested, a lelked amikor túl sokat vállalsz?”
• „Mi lenne számodra a legnagyobb megkönnyebbülés most a munkádban?”
• „Hogyan nézne ki egy olyan napod, amikor minden ideális és haladsz a feladatokkal?”

Ezekkel a kérdésekkel igyekszünk elérni, hogy újra kapcsolódni tudjon önmagához, visszanyerje a kontroll érzetét nemcsak a munkahelyi helyzet (a feladat delegálás), hanem saját érzelmei és döntései felett is.

Coaching struktúra a feladat delegálás problémájára

A következő egyszerű coaching menetrend mentén haladva, keretek között tarthatjuk a vezetővel való közös munkát:

1. Tisztázás:

Mi van most? Milyen következményei vannak, ha így marad?

2. Jövőkép:

Milyen lenne, ha ideális lenne? Mit jelentene számára, ha ezt elérné?

3. Akadályok:

Mi tartja vissza? Mire lenne szüksége a biztonságérzethez?

4. Cselekvési terv:

Mi az első kis lépés? Milyen támogatásra van szüksége?

A cél, hogy a vezető kikerüljön a „30%-os csapdából”, és újra kompetensnek és főként sikeresnek érezhesse magát.

A folyamat során azonban ne veszítsük szem elől, hogy bár a coaching hatékony eszköz, de sokszor nem elég önmagában. Ezeknek a vezetőknek rendszerszintű támogatásra is szükségük van a munkáltató részéről. Közösen dolgozva tudjuk a vezetőt leghatékonyabban segíteni.